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Ruta de navegación

GUÍA DE PROMOTORES APORTA+

Manual de bienvenida para cliente de planes de pensiones colectivos

Te damos la bienvenida como promotor del plan “Nombre del Plan” en VidaCaixa Aporta+.

¿Qué es VidaCaixa Aporta+?

VidaCaixa Aporta+ es la plataforma web donde podrás gestionar y operar de manera independiente. 

¿Cómo utilizar VidaCaixa Aporta+? 

Para poder gestionar tus planes a través de la plataforma VidaCaixa Aporta+, deberás seguir los siguientes pasos: 

Paso 1: Solicitar alta como usuario

Desde la sección de inicio en la web de VidaCaixa Aporta+, haz clic en “Darme de alta” y regístrate con un único correo electrónico corporativo. En un plazo máximo de 24h recibirás un correo para crear tu contraseña. 

Puedes darte de alta aquí: https://aportamas.vidacaixa.es/

¿Qué necesitarás para esta alta?

  • DNI o NIE* con foto en vigor  
  • Un dispositivo con cámara (ordenador/ móvil/ tablet) para el proceso de fotoidentificación 
  • Buena conexión a internet 
  • Un teléfono móvil donde recibirás todas las claves (por SMS) para poder operar en Aporta+  

*Si tu documento no tiene foto, deberás subir el NIE junto con una imagen de tu pasaporte o documento de identidad del país de origen.

Paso 2: Alta como administrador del promotor 

Una vez confirmada el alta como usuario, deberás enviar un correo electrónico solicitando el alta como administrador del promotor a [email protected] 

¿Qué hago si tengo más de una persona que administra y/o gestiona los planes?

Para estos casos, cada persona deberá pasar el alta de usuario genérico y posteriormente solicitar el alta como administrador del promotor al correo electrónico [email protected] 

Paso 3: Alta de partícipes

Desde aquí podrás dar de alta a los partícipes en el apartado de “Alta Partícipes”.

Esta alta nos permite tener un registro ordenado de tus partícipes y sus datos personales para poder asignar el respectivo plan. 

¿Qué necesitarás para esta alta?

Cumplimentar el fichero de altas, con los datos personales de los nuevos partícipes. Encontrarás el fichero en VidaCaixa Aporta+ >> Administración >> Alta de partícipes

Asigna el nombre al fichero Excel tal como se indica en las instrucciones

Carga el fichero cumplimentado (con extensión .xslx)

¿Cuántas veces necesitas hacer el alta?

El proceso de alta es único por cada partícipe. No es necesario que des de alta al mismo partícipe cada vez que quieras hacerle una aportación

Si tienes una nueva persona trabajadora, o quieres asignarle un nuevo plan a una persona trabajadora, deberás darlo de alta en Aporta+ antes de hacerle una aportación

¿Qué es el certificado de pertenencia de un partícipe?

Es el documento que emitimos desde VidaCaixa Aporta+ donde confirma la asignación correspondiente del plan de pensiones al partícipe seleccionado

Una vez emitido el documento, lo enviaremos al partícipe por las vías habituales de comunicación

Es importante que los datos que declares del partícipe estén actualizados (domicilio, correo y teléfono) ya que le remitiremos documentos de relevancia fiscal y legal como el documento de certificado de pertenencia

Me equivoqué al dar de alta a un partícipe, ¿cómo lo corrijo?

Si te equivocaste en un dato del partícipe, deberás: 
Si has llegado a la pantalla de resultado del proceso online, significa que el alta se ha efectuada correctamente. En este caso, necesitarás solicitar al partícipe una fotocopia de su DNI y ponerte en contacto con nosotros para proceder con la corrección

¿Cómo proceder si necesitas dar de baja a un partícipe? Las bajas de los partícipes solo aplican si diste de alta a una persona trabajadora que no le correspondía el plan. En este caso, deberás mandar una solicitud detallando el caso a https://aportamas.vidacaixa.es/contacto 

¿Cuándo NO se aplica una baja? Si una persona trabajadora con un plan asignado ya no trabaja en la empresa. Esto es porque el plan le pertenece al partícipe, no a la empresa. Para estos casos, no será necesario solicitar una baja; simplemente deberás dejar de realizar aportaciones a dicho partícipe que ya no trabaja en la empresa y el partícipe cambiará a estado de “en suspenso” 

Paso 4: Aportaciones a partícipes

Tras recibir la confirmación por correo electrónico de que los partícipes han sido dados de alta, podrás dar de alta las aportaciones en VidaCaixa Aporta+. Deberás iniciar sesión con tu usuario y contraseña, ir al apartado “Administración” y hacer clic en la sección de “Aportaciones a partícipes”. 

¿Qué necesitarás para esta alta?

Paso 1: Descargar y cumplimentar el fichero de alta de aportaciones, desglosando las aportaciones por partícipe. Podrás encontrar el fichero en VidaCaixa Aporta+ >> Administración >> Aportaciones a partícipes

Paso 2: Subir o adjuntar el fichero con extensión .xlsx.  

Paso 3: Una vez subido el fichero, el promotor deberá realizar la transferencia a la cuenta del fondo por el mismo importe que se informa en la pantalla resumen de VidaCaixa Aporta+

¿Qué sucede si hago una aportación a un partícipe que no está dado de alta?

No podremos asignar el importe de la aportación a tu persona trabajadora porque necesitamos primero sus datos personales para darlo de alta en nuestro sistema. Para ello, te pediremos que primero des de alta al partícipe y posteriormente hagas la aportación

Subí un fichero equivocado, ¿cómo puedo corregirlo?

Si ya enviaste la transferencia con el importe, tendrás que solicitar la anulación del fichero

Si ya enviaste el fichero, pero aún no has hecho la transferencia, tendrás que solicitar la cancelación de fichero

Para ambos casos, deberás mandar una solicitud detallando el caso (indicando cuál es el fichero que deseas anular) a [email protected]

¿Qué significa el estado de cada fichero?

Tabla estado fichero Man. Promotores

Estado Descripción
Enviado El archivo ha sido enviado correctamente, pero el proceso de análisis aún no ha comenzado.
En proceso Se ha iniciado el análisis de la información enviada en el archivo.
Procesado parcialmente Parte de los datos se han procesado correctamente, pero otra parte contiene errores y no ha podido ser validada.
Una vez realizadas las correcciones necesarias, deberás volver a realizar el alta, adjuntando un archivo que contenga solo los datos corregidos.
Finalizado El archivo ha sido validado y procesado correctamente en su totalidad.
Rechazado El archivo no pudo ser procesado debido a errores o a falta de información.
Tras corregir los errores, deberás repetir el proceso de alta, adjuntando un archivo con únicamente los datos corregidos.
Anulado La anulación del archivo ha sido solicitada por el promotor.

Gestiones

Asignar rol de promotor (administrador) a otras personas

Si tu empresa cuenta con más de una persona que administra los planes, las altas y las aportaciones; podrás asignarles el rol de promotor para poder gestionarlo.  

Para ello deberás enviarnos un correo electrónico solicitándolo, a [email protected] 

¿Cómo retirar el rol de promotor?

Si deseas retirar el rol de promotor a un usuario, deberás enviarnos un correo electrónico solicitándolo, a [email protected] 

Modificación de datos

¿Qué datos puedo modificar?
Los datos de los que podrás solicitar la modificación son: 
  1. Cambio de NIF
  2. Nombre del promotor
¿Cuál es el proceso para modificar los datos? 
Para modificar tus datos como promotor, deberás ponerte en contacto con tu ejecutivo de cuentas de Vidacaixa.

Fechas límite para hacer aportaciones

Podrás encontrar el detalle de las fechas en las especificaciones del plan de pensiones. Sin embargo, para que las aportaciones realizadas a tus partícipes sean efectivas dentro un mes puntual, tendrás hasta 2 días hábiles antes de fin mes para realizar la operación. 


Por ejemplo, si el 31 de enero es lunes, deberás realizar el proceso de alta de aportaciones a más tardar el jueves 27 de enero a las 18h para que estén contabilizadas dentro de enero. De lo contrario, estarán contabilizadas como aportaciones de febrero.  

Fiscalidad: Modelo 345

Documento principal: el calendario fiscal para promotores recae en un documento principal llamado Modelo 345. 

Fecha de presentación: generalmente, Hacienda pide presentar el Modelo 345 el día 31 de enero de cada año. Sin embargo, estas fechas pueden variar todos los años. Recomendamos consultar la web de la AEAT.  

Disponibilidad de la información: durante el mes de enero, se pone a disposición el fichero en Aporta+ con la información necesaria para presentar el Modelo 345.

Más información: si tienes más consultas sobre el Modelo 345 y cómo presentarlo, puedes leer más sobre ello en nuestra web actualizada a enero 2025 https://aportamas.vidacaixa.es/modelo-345 o la web de la AEAT:

Agencia Tributaria: Modelo 345. Declaración Informativa. 

Documentación del plan y frecuencia de envío

Tabla Doc. Plan Man. Promotores

Documento Descripción Frecuencia de envío / Disponible en
Modelo 345 Es una declaración informativa anual que deben presentar los promotores ante Hacienda. Este modelo recoge información sobre las aportaciones realizadas por los promotores a sus partícipes. Enero
Informes de Mercado Informe con la información macroeconómica de la situación de los mercados financieros en su globalidad dividido por activos financieros y zona geográfica. Mensual
Especificaciones del plan Documento en el que se plasman las condiciones, derechos y obligaciones específicas del plan de pensiones. Contiene, entre otros temas, las normas para el funcionamiento del plan de pensiones, su sistema financiero, definición de contingencias y prestaciones, funciones de la comisión de control, etcétera. Solicitar manualmente a través de VidaCaixa Aporta+
Documento de Declaración de la Política de Inversión Documento en el que se plasman los marcos de actuación de VidaCaixa en relación con las inversiones del fondo de pensiones. Dicho documento es elaborado por la Comisión de Control del fondo en colaboración con VidaCaixa. Solicitar manualmente a través de VidaCaixa Aporta+
Normas de funcionamiento Documento en el que se plasman las condiciones específicas del fondo de pensiones. Contiene, entre otros temas, las normas para el funcionamiento del fondo de pensiones, su sistema financiero, y funciones de la comisión de control del fondo, etcétera. Solicitar manualmente a través de VidaCaixa Aporta+
Informes de Comisión de Control Informe para la Comisión de Control con la información a comentar en la próxima reunión. En él se incluye la información contable, económica y financiera del fondo de pensiones, así como la información macroeconómica de los mercados. Trimestral
Certificado de contribuciones para la Tesorería General de la Seguridad Social Certificado que acredita las contribuciones empresariales a los planes de empleo y otros instrumentos de previsión social. Este certificado es clave para que las empresas puedan beneficiarse de reducciones en las cuotas de la Seguridad Social por sus aportaciones a estos planes. A partir de Abril

Glosario

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Publicador de contenidos


  • Promotor

    • Entidad, corporación, sociedad, empresa, asociación, sindicato o colectivo que crea y promueve un plan de pensiones. El promotor es responsable de concebir, diseñar y poner en marcha el plan de pensiones, ya sea para que otras personas los suscriba o como beneficio social para sus trabajadores.

  • Partícipe

    • Persona física (trabajador o empleado) al cual se le ha asignado un plan de pensiones. El promotor realiza contribuciones (aportaciones) al plan, y el partícipe puede realizar aportaciones voluntarias adicionales, aunque no es obligatorio.

  • Partícipe en suspenso

    • Partícipe que ha dejado de recibir aportaciones periódicas en su plan por parte del promotor, ya sea por cese de actividad laboral en la empresa o por otros motivos. Esta situación no afecta el saldo acumulado y los rendimientos generados en el plan de pensiones.

  • Alta de partícipe

    • Acción del promotor de registrar una persona trabajadora o empleada como partícipe en la base de datos de VidaCaixa para poder asignarle un plan de pensiones. Normalmente, el promotor da de alta a sus trabajadores cuando contrata un plan de pensiones o cuando hay un nuevo trabajador con derecho a este plan.

  • Beneficiario

    • Persona que percibe el pago del plan de pensiones por diferentes motivos (ej. Un partícipe jubilado que recibe una pensión del plan de pensiones es un beneficiario).

  • Aportación (al partícipe)

    • Dinero que un partícipe o promotor deposita en un plan de pensiones con el objetivo de ahorrar para la jubilación. Estas aportaciones pueden ser periódicas o puntuales. Siempre serán titularidad del partícipe.

  • Prestación

    • Pago de saldo que recibe el beneficiario a cambio de las aportaciones económicas realizadas a lo largo del tiempo a su plan de pensiones. Este pago puede ocurrir cuando ocurre una contingencia específica, como la jubilación.

  • Movilización

    • Es la acción de traer o llevar un plan de pensiones entre VidaCaixa y otra entidad gestora o aseguradora.

  • Derechos consolidados

    • Derecho del partícipe. Es el saldo neto de las aportaciones realizadas más/menos la rentabilidad obtenida por las inversiones del plan de pensiones.

  • Modelo 345

    • Es una declaración informativa anual que deben presentar los promotores ante Hacienda. Este modelo recoge información sobre las aportaciones realizadas por los promotores a todos sus partícipes del plan durante el año.




Canales de atención

¿Te quedaron dudas?

Para promotores:

Teléfono: 900 310 310. Horario de atención: lunes a viernes de 8:30h a 18:00h

Correo directo: tufondo@vidacaixa

Formulario de contacto privado a través de la web de VidaCaixa Aporta+, donde deberás iniciar sesión con tu correo corporativo y contraseña:
https://aportamas.vidacaixa.es/

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