GUÍA DE PROMOTORES APORTA+
Manual de bienvenida para cliente de planes de pensiones colectivos
Te damos la bienvenida como promotor en VidaCaixa Aporta+.
Paso 1: Solicitar alta como usuario
Desde la sección de inicio en la web de VidaCaixa Aporta+, haz clic en “Darme de alta” y regístrate con un único correo electrónico corporativo. En un plazo máximo de 24h recibirás un correo para crear tu contraseña.
Puedes darte de alta aquí: https://aportamas.vidacaixa.es/
¿Qué necesitarás para esta alta?
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- DNI o NIE* con foto en vigor
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- Un dispositivo con cámara (ordenador/ móvil/ tablet) para el proceso de fotoidentificación
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- Buena conexión a internet
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- Un teléfono móvil donde recibirás todas las claves (por SMS) para poder operar en Aporta+
*Si tu documento no tiene foto, deberás subir el NIE junto con una imagen de tu pasaporte o documento de identidad del país de origen.
Paso 2: Alta como administrador del promotor
Una vez confirmada el alta como usuario, deberás enviar un correo electrónico solicitando el alta como administrador del promotor a [email protected].
¿Qué hago si tengo más de una persona que administra y/o gestiona los planes?
Para estos casos, cada persona deberá pasar el alta de usuario genérico y posteriormente solicitar el alta como administrador del promotor al correo electrónico [email protected]
Paso 3: Alta de partícipes
Desde aquí podrás dar de alta a los partícipes en el apartado de “Alta Partícipes”Esta alta nos permite tener un registro ordenado de tus partícipes y sus datos personales para poder asignar el respectivo plan.
¿Qué necesitarás para esta alta?
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Cumplimentar el fichero de altas, con los datos personales de los nuevos partícipes. Encontrarás el fichero en VidaCaixa Aporta+ >> Administración >> Alta de partícipes.
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Asigna el nombre al fichero Excel tal como se indica en las instrucciones.
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Carga el fichero cumplimentado (con extensión .xslx).
¿Cuántas veces necesitas hacer el alta?
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El proceso de alta es único por cada partícipe. No es necesario que des de alta al mismo partícipe cada vez que quieras hacerle una aportación.
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Si tienes una nueva persona trabajadora, o quieres asignarle un nuevo plan a una persona trabajadora, deberás darlo de alta en Aporta+ antes de hacerle una aportación.
¿Qué es el certificado de pertenencia de un partícipe?
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Es el documento que emitimos desde VidaCaixa Aporta+ donde confirma la asignación correspondiente del plan de pensiones al partícipe seleccionado.
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Una vez emitido el documento, lo enviaremos al partícipe por las vías habituales de comunicación.
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Es importante que los datos que declares del partícipe estén actualizados (domicilio, correo y teléfono) ya que le remitiremos documentos de relevancia fiscal y legal como el documento de certificado de pertenencia.
Me equivoqué al dar de alta a un partícipe ¿cómo lo corrijo?
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Si te equivocaste en un dato del partícipe, deberás: Si has llegado a la pantalla de resultado del proceso online, significa que el alta se ha efectuado correctamente. En este caso, necesitarás solicitar al partícipe una fotocopia de su DNI y ponerte en contacto con nosotros para proceder con la corrección.
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¿Cómo proceder si necesitas dar de baja a un partícipe? Las bajas de los partícipes solo aplican si diste de alta a una persona trabajadora que no le correspondía el plan. En este caso, deberás mandar una solicitud detallando el caso a https://aportamas.vidacaixa.es/contacto
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¿Cuándo NO se aplica una baja? Si una persona trabajadora con un plan asignado ya no trabaja en la empresa. Esto es porque el plan le pertenece al partícipe, no a la empresa. Para estos casos, no será necesario solicitar una baja; simplemente deberás dejar de realizar aportaciones a dicho partícipe que ya no trabaja en la empresa y el partícipe cambiará a estado de “en suspenso”
Paso 4: Aportaciones a partícipes
Tras recibir la confirmación por correo electrónico de que los partícipes han sido dados de alta, podrás dar de alta las aportaciones en VidaCaixa Aporta+.Deberás iniciar sesión con tu usuario y contraseña, ir al apartado “Administración” y clicar en la sección de “Aportaciones a partícipes”.
¿Qué necesitarás para esta alta?
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Paso 1: Descargar y cumplimentar el fichero de alta de aportaciones, desglosando las aportaciones por partícipe. Podrás encontrar el fichero en VidaCaixa Aporta+ >> Administración >> Aportaciones a partícipes.
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Paso 2: Subir o adjuntar el fichero con extensión .xlsx.
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Paso 3: Una vez subido el fichero, el promotor deberá realizar la transferencia a la cuenta del fondo por el mismo importe que se informa en la pantalla resumen de VidaCaixa Aporta+.
¿Qué sucede si hago una aportación a un partícipe que no está dado de alta?
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No podremos asignar el importe de la aportación a tu persona trabajadora porque necesitamos primero sus datos personales para darlo de alta en nuestro sistema. Para ello, te pediremos que primero des de alta al partícipe y posteriormente hagas la aportación.
Subí un fichero equivocado, ¿cómo puedo corregirlo?
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Si ya enviaste la transferencia con el importe, tendrás que solicitar la anulación del fichero.
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Si ya enviaste el fichero, pero aún no has hecho la transferencia, tendrás que solicitar la cancelación del fichero.
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Para ambos casos, deberás mandar una solicitud detallando el caso (indicando cuál es el fichero que deseas anular) a [email protected].
Asignar rol de promotor (administrador) a otras personas
Si tu empresa cuenta con más de una persona que administra los planes, las altas y las aportaciones; podrás asignarles el rol de promotor para poder gestionarlo.
Para ello deberás enviarnos un correo electrónico solicitándolo, a [email protected]
¿Cómo retirar el rol de promotor?
Si deseas retirar el rol de promotor a un usuario, deberás enviarnos un correo electrónico solicitándolo, a [email protected]
Modificación de datos
¿Qué datos puedo modificar?
Los datos de los que podrás solicitar la modificación son:
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1. Cambio de NIF
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2. Nombre del promotor
¿Cuál es el proceso para modificar los datos?
Para modificar tus datos como promotor, deberás ponerte en contacto con tu ejecutivo de cuentas de Vidacaixa.
Fechas límite para hacer aportaciones
Podrás encontrar el detalle de las fechas en las especificaciones del plan de pensiones, sin embargo, para que las aportaciones realizadas a tus partícipes sean efectivas dentro un mes puntual, tendrás hasta 2 días hábiles antes de fin de mes para realizar la operación.
Por ejemplo, si el 31 de enero es lunes, deberás realizar el proceso de alta de aportaciones a más tardar el jueves 27 de enero a las 18h para que estén contabilizadas dentro de enero. De lo contrario, estarán contabilizadas como aportaciones de febrero.
Fiscalidad: Modelo 345
Documento principal: el calendario fiscal para promotores recae en un documento principal llamado Modelo 345.
Fecha de presentación: generalmente, Hacienda pide presentar el Modelo 345 el día 31 de enero de cada año. Sin embargo, estas fechas pueden variar todos los años. Recomendamos consultar la web de la AEAT.
Disponibilidad de la información: durante el mes de enero, se pone a disposición el fichero en Aporta+ con la información necesaria para presentar el Modelo 345.
Más información: si tienes más consultas sobre el Modelo 345 y cómo presentarlo, puedes leer más sobre ello en nuestra web actualizada a enero 2025 Modelo 345 o la web de la AEAT.
Agencia Tributaria: Modelo 345. Declaración Informativa. Planes, fondos de pensiones y sistemas alternativos. Mutualidad...
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Promotor
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Partícipe
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Partícipe en suspenso
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Alta de partícipe
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Beneficiario
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Aportación (al partícipe)
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Prestación
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Movilización
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Derechos consolidados
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Modelo 345
Para promotores:
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Teléfono: 900 310 310. Horario de atención: lunes a viernes de 8:30h a 18:00h
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Correo directo: [email protected]
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Formulario de contacto privado a través de la web de VidaCaixa Aporta+, donde deberás iniciar sesión con tu correo corporativo y contraseña: https://aportamas.vidacaixa.es/